Approccio agile alla gestione delle email

Gli addetti ai lavori già dal titolo avranno capito di cosa sto per parlare oggi, in questa terza ed ultima puntata della mia miniserie su come gestire al meglio un progetto. Nell’ambito dello sviluppo software, da anni, si è affermata una tecnica chiamata agile, che formalizza in maniera rigorosa i vari passi da seguire quando ci si appresta a scrivere un nuovo applicativo. Una tecnica che si contrappone a quelle classiche che ingegneri ed informatici imparano nei noiosi corsi di Ingegneria del Software, passando settimane a litigare con piattaforme come Rational Rose e a sviluppare lunghe e noiose liste dei requisiti e diagrammi vari. L’approccio agile, come la parola stessa lascia intuire, affronta il problema dal fronte opposto, scomponendo il progetto in piccole operazioni (task), creando un ciclo di sviluppo rapido per ognuna di esse, anticipando la prototipazione e ritardando la documentazione.

Questa metodologia si può applicare in tanti contesti diversi, come ad esempio la gestione delle propria casella di posta elettronica. Hai 1853 messaggi non letti nella tua inbox e non sai come venirne a capo? Ogni volta che ricevi una mail, finisci col perdere 30 minuti prima di capire cosa farne? Continui a procrastinare alcune mansioni perché ti manca il tempo materiale per evaderle? Bene, allora la soluzione si chiama Inbox Zero: non è un medicinale, ma curerà il sovraffollamento cronico della tua casella di posta elettronica.

L’obiettivo finale è non avere nessuna email in sospeso

All’ultimo corso di aggiornamento a cui ho partecipato, c’hanno spiegato come funziona, quindi non posso che condividere sul mio blog quella che ritengo una tecnica efficace per minimizzare il tempo perso con le email. Il concetto di base è quello di trasformare ogni email ricevuta in azioni, ovvero di “processare” tutti i nuovi messaggi ogni volta che si controlla la posta, applicando una delle seguenti regole:

• Cancella la mail se non t’interessa quello che c’è scritto;
• Archiviala, se si tratta di un avviso che non richiede un’azione diretta;
• Delega il compito a qualcuno, inoltrando la mail, se l’azione richiesta può essere portata a termine da qualcun’altro;
• Rispondi, se questo basta a concludere la richiesta;
• Rimanda il compito, se ti servono più di 5 minuti per completarlo, mettendo la mail in una cartella “Cose da fare”, a cui dedicherai un’oretta al giorno;
• Fai quello che c’è scritto nel messaggio, se è un tuo compito e ti bastano meno di 5 minuti. Quando hai finito, cancella il messaggio o archivialo in una cartellina delle cose fatte;

Io ho iniziato da qualche mese ad applicare questa tecnica, e devo dire che funziona abbastanza bene, per lo meno al lavoro, dove la mia casella di posta è sempre quasi vuota, con non più di 8 – 10 messaggi che tengo in evidenza. E tu, come gestisci le tue email?