due chiacchiere

Approccio agile alla gestione delle email

Gli addetti ai lavori già dal titolo avranno capito di cosa sto per parlare oggi, in questa terza ed ultima puntata della mia miniserie su come gestire al meglio un progetto. Nell’ambito dello sviluppo software, da anni, si è affermata una tecnica chiamata agile, che formalizza in maniera rigorosa i vari passi da seguire quando ci si appresta a scrivere un nuovo applicativo. Una tecnica che si contrappone a quelle classiche che ingegneri ed informatici imparano nei noiosi corsi di Ingegneria del Software, passando settimane a litigare con piattaforme come Rational Rose e a sviluppare lunghe e noiose liste dei requisiti e diagrammi vari. L’approccio agile, come la parola stessa lascia intuire, affronta il problema dal fronte opposto, scomponendo il progetto in piccole operazioni (task), creando un ciclo di sviluppo rapido per ognuna di esse, anticipando la prototipazione e ritardando la documentazione.

Questa metodologia si può applicare in tanti contesti diversi, come ad esempio la gestione delle propria casella di posta elettronica. Hai 1853 messaggi non letti nella tua inbox e non sai come venirne a capo? Ogni volta che ricevi una mail, finisci col perdere 30 minuti prima di capire cosa farne? Continui a procrastinare alcune mansioni perché ti manca il tempo materiale per evaderle? Bene, allora la soluzione si chiama Inbox Zero: non è un medicinale, ma curerà il sovraffollamento cronico della tua casella di posta elettronica.

All’ultimo corso di aggiornamento a cui ho partecipato, c’hanno spiegato come funziona, quindi non posso che condividere sul mio blog quella che ritengo una tecnica efficace per minimizzare il tempo perso con le email. Il concetto di base è quello di trasformare ogni email ricevuta in azioni, ovvero di “processare” tutti i nuovi messaggi ogni volta che si controlla la posta, applicando una delle seguenti regole:

  • Cancella la mail se non t’interessa quello che c’è scritto;
  • Archiviala, se si tratta di un avviso che non richiede un’azione diretta;
  • Delega il compito a qualcuno, inoltrando la mail, se l’azione richiesta può essere portata a termine da qualcun’altro;
  • Rispondi, se questo basta a concludere la richiesta;
  • Rimanda il compito, se ti servono più di 5 minuti per completarlo, mettendo la mail in una cartella “Cose da fare”, a cui dedicherai un’oretta al giorno;
  • Fai quello che c’è scritto nel messaggio, se è un tuo compito e ti bastano meno di 5 minuti. Quando hai finito, cancella il messaggio o archivialo in una cartellina delle cose fatte;

Io ho iniziato da qualche mese ad applicare questa tecnica, e devo dire che funziona abbastanza bene, per lo meno al lavoro, dove la mia casella di posta è sempre quasi vuota, con non più di 8 – 10 messaggi che tengo in evidenza. E tu, come gestisci le tue email?

Commenti

  1. elfonora ha detto:

    Aspetta, non ho capito, ma allora è una tecnica di gestione della email, non un programma?
    Io gestisco le mie email in modo semplice, ho sempre la finestra aperta su gmail. Praticamente la mia posta elettronica ‘took over my life’, come si dice.

    1. camu ha detto:

      @elfonora: esatto, è una tecnica. Che ti consentirà di riprenderti la tua vita indietro, per usare la tua analogia 🙂

  2. fiordicactus ha detto:

    Credo che quello che ti hanno spiegato al corso sia specifico per chi lavora, non per una come me che col Pc “cazzeggia”! Comunque, ci studierò sù, perchè a volte mi succede di ricevere telefonate da parenti o amici che aspettano una risposta, una foto o che so io e che io ho bellamente scordato in mezzo alle altre cose che leggo giornalmente! 🙂

    Solitamente controllo le mail due volte al giorno (certi giorni di più), per primo controllo il mittente e apro quelle col mittente che mi interessa di più, certe le cestino direttamente (come gli avvisi di Faccialibro e/o Anobii perché tanto le vedo direttamente su questi socialnetwork (ho scritto giusto?). Questa per la mia . . . 🙂

    Una volta la settimana guardo quelle dell’Uomodellamiavita e di mio padre (che a 80 anni vuole fare il tecnologico, ma poi mi fa fare la segretaria tuttofare!). Nelle loro caselle, visto che non vado spesso a guardare, ho attivato (o come si dice) delle mail list, così arrivano frasette simpatiche giornaliere che, se ho tempo leggo altrimenti lascio lì. Novità sui film in uscita che non leggo mai . . . cose così che cestino quasi subito! 🙂

    Quando c’è una lettera da parenti e/o amici, foto scambiate, auguri ecc. mio padre voleva tutto, rigorosamente stampato così, dovevo passare le sue mail su Word e stamparle. Ultimamente arriva, al bisogno, con la pennina e gli copio tutto su lì! 🙂

    Ma il mio problema, non sono solo le mail, ma i messaggi su Splinder e su FacciaLibro, puoi immaginare come siamo chiacchierone noi donne (e qualche uomo) e se un commento si allunga o si fa troppo personale, si decide di mandare un messaggio, questi messaggi diventano vere e proprio conversazioni che vanno avanti anche 3 gg . . . ecco con questi non so come fare. Butto? Salvo? Qualcuno sì qualcuno no? Diventa un lavoraccio peggio del cambio di staginenegli armadi! 😉

    Ciao, R

    1. camu ha detto:

      @fiordicactus: interessante riflessione, mia cara. Proporrò le tue osservazioni alla maestra del corso, visto che mi tocca tornarci ai primi di Ottobre per la seconda “puntata” 🙂 Promesso!

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