due chiacchiere

Digitalizzare l’archivio cartaceo

Uno dei buoni propositi non scritti di questo 2011 era quello di “far dimagrire” un po’ il mio archivio cartaceo, dove conservo bollette, ricevute, scontrini per le tasse, certificati e quant’altro. Un catasto di raccoglitori con le buste di plastica, organizzati per anno e per argomento, dove addirittura ho ancora le bollette dell’Italia. All’inizio l’idea era semplicemente di buttare le “cartacce” per far posto a quelle nuove. Poi però ho pensato che il mio disco di rete poteva essere un’ottima alternativa, e così mi sono tuffato in quest’impresa mastodontica: scannerizzare tutto il possibile, lasciando soltanto i certificati e quei pochi documenti di cui è richiesto l’originale (che so, l’atto di proprietà della casa 🙂 ). In fondo è il classico uovo di Colombo: in un’epoca in cui tutto potrebbe essere affidato a bit e byte, siamo ancora sommersi da fin troppa carta inutile.

Per non considerare i benefici: grazie alla mia VPN casalinga, posso accedere a quei documenti da ovunque mi trovi, posso tenerne copie di backup su DVD al lavoro, in caso il disco di rete vada a farsi benedire, e posso cercare in un click l’intero archivio. Per i più curiosi, so che domanda ti stai ponendo, e la risposta è no: non ho usato il riconoscimento testuale (OCR), i formati erano troppo vari ed imprevedibili. La parte più divertente, comunque, è stata quella in cui ho dato in pasto tutti questi fogli alla macchinetta che li trita in coriandoli, comprata un paio di settimane fa per l’occasione, in offerta a 15 dollari. E tu come archivi bollette, cedolini dello stipendio, CUD e via dicendo?

Commenti

  1. Trap ha detto:

    Io semplicemente tengo in “archivio” solo le bollette degli ultimi 5 anni, superati questi li mando al macero (scaduti i 5 anni non valgono più per legge).

    Poi i “documenti importanti” non sono molti e non c’è quasi mai la necessità di averli disponibile online.

    Scannerizzo solamente gli scontrini che durano quasi sempre meno dei 2 anni previsti per la garanzia del produttore.

    Poi a che servono le famose bollette dell’Agescom? 😀

    1. camu ha detto:

      @Trap: 5 anni? Quella si che è un sacco di carta da conservare 🙂

      1. Trap ha detto:

        @camu: veramente sta tutto in un raccoglitore da 4 cm di spessore, dove ci sono:

        – bollette della luce e del gas: mi arriva una ogni 2 mesi;
        – bollette dell’acqua: una ogni 6 mesi;
        – bollette dei rifiuti: uno ogni 4 mesi;

        mentre ricevo i PDF via email dal fornitore:

        – bollette del telefono;
        – conto corrente bancario;
        – stipendio

        alla fine non si ha un mucchio di carta…

        1. camu ha detto:

          @Trap: beh ma scusa, e i CUD? E le buste paga mensili? Le rate del mutuo? Le ricevute delle raccomandate? 🙂

        2. Trap ha detto:

          @camu:

          – le buste paga (ossia lo stipendio che avevo scritto prima) le ricevo già in PDF da 3 anni (siamo in Trentino eh eh)

          – i CUD occupano giusto poco spazio e come ho già detto per il Fisco si possono buttare via quelli più vecchi di 5 anni (a livello legale non possono più farti nulla),

          – le ricevute delle raccomandate per le assenze di f… ehm, malattia non servono più da quando è entrato in vigore l’obbligo per il medico di inviare i certificati di malattia via posta elettronica certificata

          😀

        3. camu ha detto:

          @Trap: già, m’ero scordato che tu abiti in Trentino 🙂 Che è persino più avanti dell’America in certe cose!

  2. Piero_TM_R ha detto:

    Io lo sto facendo con l’archivio del lavoro, ho preso tutta la parte salvata su CD e DVD e l’ho parcheggiata su di una cartella protetta di SkyDrive (25 Gb gratis) il tutto zippato in file con il nome del lavoro e suddiviso per archivi.

    Per il resto conservo i documenti di carta in tre faldoni, la banca mi manda tutto via PDF.

    1. camu ha detto:

      @Piero_TM_R: anche io ero tentato di usare uno spazio nella “nuvola” della rete, ma visto che ho questi bellissimi dischi di rete RAID, perché non sfruttarli? 😉

    2. Trap ha detto:

      @Piero_TM_R: mai avere troppa fiducia nel cloud. Guarda cosa è successo a questo tipo

      http://punto-informatico.it/3081681/PI/News/flickr-foto-volatilizzate.aspx

      non vorrei essere nei suoi panni se mi affido ad uno storage online per i dati sensibili…

      1. Piero_TM_R ha detto:

        @Trap: Assolutamente, infatti ho la copia su CD e DVD, solo che alle volte capita di avere la necessità di recuperare qualcosa quando si è fuori.

        Comunque mi fido poco anche dei dischi fissi, dopo che ne ho già bruciato 2 nel giro di 2 anni!

  3. Emanuele ha detto:

    Io dovrò decidermi ad organizzarmi, comunque è un mucchio di tempo libero in meno! Sigh!
    Ciao,
    Emanuele

    1. camu ha detto:

      @Emanuele: beh, fatto una volta non ci si pensa più 😉

  4. fiordicactus ha detto:

    Ecco qui la “vecchia signora” o “cyberimbranata”, affascinata da quanto leggo . . . io sono ancora alla vecchia “scatola di scarpe” che avevo rivestito con carta adesiva colorata, ultimamente ho iniziato a usare scatole di camice, che hanno la misura leggermente più grande dell’A4 (il formato di quasi tutti i documenti).
    Mi sono modernizzata per quanto riguarda la banca, ma solo fino a “guardare” da casa l’estratto conto e fare i bonifici. Ho anche scoperto che potevo vedere la fattura della Telecom dal Pc, ma solo da un paio di mesi, e quella di carta continua ad arrivare!
    Non ho lo scanner, cioè, ce l’ha il Figlio nella sua camera, ma non posso colonizzarla perchè ogni giorno lui c’ha da fare, tra mail, giochi, chat ecc ecc [oltre agli amici, le amiche e la morosa fa anche il caposcout!;-)], tra l’altro, dove ho il Pc, non ho neanche troppo spazio dove mettere tutti i documenti.
    Vi vorrei chiedere una cosa, mi è stato detto che i Cd piano piano perdono i dati . . . e le foto?
    Poi, la FigliaPiccola usa i “dischi di memoria esterni”, ma ultimamente (non ho capito cosa è successo) uno è bruciato e il lavoro che stava facendo l’ha dovuto rifare! Se non ci si può fidare nemmeno di Flikr . . . cosa resta???
    Conosco gente che ha tutto archiviato ma doppio, o che salva le e-mail su Cd ogni mese . . . Non è un po’ di pazzia e/o paranoia???

    @ Trap, i documenti vanno tenuti 5 anni + 1, così mi hanno detto! 🙂

    Ciao e grazie se mi darete qualche risposta, R

    Ps. chiedo a voi, perchè il Figlio (secondo me) ne sa meno di me, il nipote (che mi formatta il Pc quando arriva qualche virus), se gli chiedo qualcosa di interessante che leggo in giro per la rete, si innervosisce e (secondo me) mi considera strana: già sono donna, già ho una certa età e poi gli chiedo di cose tecniche??? Le altre signore che conosce lui si limitano a chattare con baldi giovani o giocare con le carte on line (o a “pratofiorito”). La FigliaGrande, mette su Fb foto e video del PiccoloLord (il mio nipotino) e le basta, la FigliaPiccola che ha montato il suo primo film e usa solo il Mac, mi dice: “smanetta mamma, smanetta . . .e poi, cosa vuoi fare tu non hai il Mac!” . . . . 🙁
    Scusate la lunghezza! Siete simpatici, siate pazienti! :-)))
    Ciao di nuovo, R

    1. camu ha detto:

      @fiordicactus: il tuo commento merita una risposta immediata se non altro per la simpatia 🙂 Io dico sempre “ad avercene persone non più adolescenti che s’avvicinano con curiosità e non paura alla tecnologia!” eheh. L’archiviazione del cartaceo è proprio semplice, non servono neppure programmi appositi (a meno che tu non voglia essere sofisticata), io faccio tutto con Paint di Windows. Scannerizzi e crei cartelle sul disco del computer, nulla di più!

      In merito ai CD che piano piano perdono i dati, non è una leggenda metropolitana, è vero. Dipende da come li conservi (luce, temperatura, polvere, umidità, graffi… sono tutti cattivi nemici di quei supporti), ma io ad esempio faccio copie dei miei CD una volta ogni due anni circa. Le memorie esterne, se difettose, si “bruciano”, quindi è bene non farci eccessivo affidamento.

      Ma masterizzare la posta no… non lo faccio più da anni, mi fido di Google 🙂

      1. Trap ha detto:

        @camu: non serve Paint per scannerizzare, basta andare su

        Start -> Dispositivi e Stampanti -> click destro sullo scanner -> Avvia digitalizzazione

        almeno con la mia multifunzione si fa così 🙂

        1. camu ha detto:

          @Trap: non si finisce mai d’imparare 🙂 Grazie per la dritta… in effetti è più comodo così!!!

      2. CyberAngel ha detto:

        @camu: Paint?!?! E che cosa ci fai con quel “bel” programmino? Come fai a scansionare (e non scannerizzare) e ad archiviare con Paint?

  5. fiordicactus ha detto:

    Grazie Camu per le informazioni! Quello di copiare i Cd è tanto semplice quanto geniale . . . il classico uovo di colombo! 🙂

    Grazie Trap, appena posso, vado sul Pc del Figlio e ci provo, magari qualche documento al giorno, mi organizzo! 🙂

    Ciao, R

  6. kakarothx ha detto:

    Forse non farà al caso vostro, ma ci sono delle app di iPhone per la scansione dei documenti a dir poco eccezionali. Puoi salvare come foto, mandare mail con allegato pdf e altro ancora. Sono rimasto colpito.. da provare..

    1. camu ha detto:

      @kakarothx: qualche nome?

  7. kakarothx ha detto:

    @camu: CamScanner Free. Aspetto la tua recensione allora 😀

    1. camu ha detto:

      @kakarothx: vedo quello che posso fare, anche se non garantisco nulla 😛

    2. Trap ha detto:

      @kakarothx: ho visto che le foto dell’iPhone in condizioni di luce artificiale non sono granché (c’è tanto rumore), o sbaglio? 😀

  8. kakarothx ha detto:

    @Trap: si, l’ho notato anche io. Il flash poi a volte danneggia le foto dandole un alone biancastro. Nessun paragone invece con le foto diurne: a dir poco eccellenti 😀

    1. camu ha detto:

      @kakarothx: ho provato la app, ma la qualità è assolutamente non comparabile a quella delle scansioni normali fatte con il mio buon Epson 🙁 Però mi hai dato un’idea su un paio di recensioni di altra app per iPhone!

  9. Matteo ha detto:

    Ma se non usi l’ocr… come fai a fare la ricerca per contenuto?

    1. CyberAngel ha detto:

      @Matteo: salvandoli o convertendoli in pdf si può fare la ricerca all’interno senza prima passarli con un OCR

      1. camu ha detto:

        Sei proprio sicuro? I miei informatori mi dicono diversamente…

    2. camu ha detto:

      Si tratta per lo piu’ di bollette, cedolini ed estratti conto, la ricerca per contenuto non mi serve, la catalogazione per data e mittente e’ piu’ che sufficiente per me 🙂

      1. matteo ha detto:

        @camu: ah ok 🙂 Avevo capito male la “funzione di ricerca” 🙂

  10. Trap ha detto:

    circa 150.000 utenti si sono trovati “azzerrata” la posta su GMail.

    1. camu ha detto:

      @Trap: wow. Quello si che deve essere un gran bello spavento 🙂 Ma d’altronde Google ha sempre detto che fornisce GMail “as is”, senza garanzie… in fondo è gratis ed a caval donato non si guarda in bocca!

      1. Trap ha detto:

        @camu: sì, fino a quando la gente non tiene i backup anche della posta. E magari è posta importante.

        1. CyberAngel ha detto:

          @Trap: beh se usi gmail come posta professionale o di lavoro sono poi fatti propri. E’ come la storia di Tophost anche se Google in teoria dovrebbe essere un po’ più affidabile

        2. camu ha detto:

          @Trap: io sarei fregato, visto che uso imap 🙂

        3. Trap ha detto:

          @camu: ho trovato questo interessantissimo “barbatrucco” per farsi la copia IMAP su Thunderbird, con l’opzione Offline:

          http://www.deuxexmachina.it/network-e-web/20-risorse-websiticoncorsi/768-backup-della-posta-ecco-il-metodo-sicuro-con-thunderbird.html

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